Распространённые ошибки в формулировке задач
Порой, вместо того чтобы поставить задачу, руководители транслируют подчинённым или подрядчикам свои замыслы, мечты и ожидания, считая, что этого достаточно. Отсюда и возникают формулировки, наподобие «Чтобы было красиво», «Чтобы мне понравилось», «Чтобы продажи выросли» и так далее.
Это может быть целью – например, целью клиента парикмахерской. Но не факт, что сформулированная подобным образом задача приведёт к желаемому результату, поскольку наши ожидания и понятия, которые имеет о красоте парикмахер, могут попросту не совпадать с нашими.
Ещё одна распространённая ошибка: «Разве вы сами не знаете, что нужно делать? Вы же профессионалы. Подумайте сами».
.jpg)
Фото: depositphotos.com
Что чувствуют люди, когда не понимают задачу
Парикмахер, конечно, профессионал. Но, допустим, он не обладает способностями считать наши пожелания на уровне телепатии. Поэтому он будет делать «красиво», но по своему усмотрению.
Если у клиента нет чёткого понимания, какую именно причёску он хочет, возможно, ему проще довериться мастеру. Но в таком случае, вместо любимой и привычной «классики», он может получить на выходе нечто экстраординарное типа выбритого затылка. Причём претензии затем сможет предъявить только себе.
Что до парикмахера, то он, скорее всего, хочет избавиться от «бестолкового клиента». Боится не угодить, теряет уверенность, может, в конце концов, испытать сильный стресс. В любом случае он работает хуже, менее «эффективен», чем обычно.
Построить дом, сделать презентацию, сайт, журнал, написать книгу – это тоже только идеи и замыслы. Чтобы довести проект до реализации, его надо разбить на задачи, которые станут ступеньками на пути к конечной цели. Упростят работу исполнителю и помогут самому заказчику яснее осознать собственные желания. А ещё лучше – добавить к задачам маленькие подзадачи.
Какой дом строим?
К примеру, для реализации проекта «Строительство красивого дома» мы планируем:
1. Найти архитектора
Подзадачи: обратиться к людям, которые могут порекомендовать классного специалиста, посмотреть проекты и рекомендации в интернете, ознакомиться с ценовыми предложениями.
2. Обсудить и заказать проект дома
Подзадача: передать архитектору свои пожелания – стиль барокко, два этажа, десять комнат, пять санузлов, три подсобных помещения и так далее.
3. Внести корректировки в проект в соответствии со своими предпочтениями
4. Найти бригаду строителей
6. Обсудить с ними работу
7. Контролировать работу строителей и корректировать на определённых, особенно сложных этапах
8. Найти дизайнера для оформления интерьера
И так далее.
Без определения поэтапных задач воплощение идеи грозит затянуться.
Сотрудник, принявший задачу «сделайте мне красиво» к исполнению, будет долго думать, чего от него хотят, бегать советоваться со «знающими особенности начальства» людьми, искать способы вообще ничего не делать. Подневольным людям бывает проще взвалить на себя проблему, которую можно «решить потом» и «как-нибудь», чем сразу попросить подробных разъяснений и чётких указаний.
.jpg)
Фото: depositphotos.com
Признаки правильно сформулированной задачи:
1. Исполнитель не думает, как приступить к работе и с чего начинать, не мучается и не рефлектирует. Он чётко знает, что надо делать.
2. Исполнитель точно видит конечный результат и не тратит время и силы, строя догадки и предположения о том, что должно получиться в итоге.
Когда задачи ставить некогда
Если у сотрудников нет ясного понимания, что надо делать, значит:
- Руководителю просто лень/некогда чётко формулировать задачи.
- У самого руководителя нет ясного представления о том, как развивать процесс и что должно получиться в итоге.
- Руководитель не умеет ставить задачи.
В первом и третьем случае можно поручить постановку задач для всех исполнителей сотруднику, хорошо владеющему темой, либо помощнику, который, в силу своего опыта работы с руководителем, уже научился телепатически считывать его пожелания, а главное, ясно и последовательно их излагать.
Во втором случае к проекту привлекают маркетолога или прорабатывают этапы и результат реализации проекта со всеми исполнителями во время мозгового штурма.
SMART– «умные задачи»
Целое направление в бизнес-психологии учит правильно определять цели и ставить задачи, опираясь на так называемую технологию SMART, используемую в проектном управлении.
.jpg)
Фото: depositphotos.com
Согласно SMART цели, а вместе с ними и промежуточные задачи, должны быть:
- Конкретными.
.jpg)
- Измеримыми. Например: «Подготовьте проект на 20 листов в формате pdf, плюс пять приложений». Цель всегда можно измерить в штуках, рублях, листах и так далее.
- Достижимыми – находиться в сфере компетенции исполнителя. Например, если человека, который долгое время занимался пиаром, вдруг заставят реализовывать проект, связанный с продажами, он, скорее всего, впадёт в ступор.
- Ограниченными по времени – необходимо указывать конкретные сроки исполнения.
- Согласованными – то есть не должны вступать в противоречие с другими целями и задачами проекта (вспомним известную интернет-байку про семь перпендикулярных красных линий, некоторые из которых нужно нарисовать зелёными, другие прозрачными, а одну в форме котёнка).
- Мотивированными. Нужно объяснить, как важна конечная цель, какие выгоды получит сотрудник, коллектив, организация от её достижения.
Специалисты по бизнес-психологии рекомендуют ставить цели и задачи «с вызовом», чтобы дополнительно стимулировать сотрудника. То есть задача не должна быть слишком простой, но обязательно должна находиться в зоне компетенции исполнителя. Главное – не перегнуть палку. Слишком простые задачи не мотивируют, а слишком сложные пугают.
Что такое состояние потока?
Учёные доказали, что человек достигает наивысшей продуктивности, когда входит в «состояние потока». В этом состоянии он настолько увлечён, сконцентрирован на своём занятии, что всё остальное его не интересует и не отвлекает.
Прежде полагали, что вдохновение доступно лишь избранным – представителям творческих профессий. Однако психологи выяснили, что оно посещает не только поэтов.
Наверняка вы испытали «состояние потока» хотя бы раз в жизни. Например, в детстве, когда были увлечены игрой. Или сейчас, когда были настолько погружены в любимое дело, что переставали реагировать на внешние раздражители. Вы достигали своей цели за короткое время и при этом чувствовали себя уверенно и спокойно. Вы были счастливы, испытывая удовольствие от самореализации и самого процесса.
.jpg)
Фото: depositphotos.com
Ввести сотрудников в потоковое состояние – высший пилотаж в менеджменте. И в роли Музы тут выступает руководитель. Одно из главных условий, требуемых, чтобы пробудить вдохновение, – грамотная формулировка цели и постановка задач.
Благодарим бизнес-тренера Надежду Бондаренко
за помощь в подготовке материала.
