Полку прибыло, ещё как прибыло!
До недавнего времени в России на удалёнке официально трудилось всего около 30 тысяч человек. За время пандемии, по данным Минтруда, на дистанционную работу переведено 6,5% работников, а это уже 3,5 млн человек.
Как в таких случаях регулировать взаимоотношения работника и работодателя? Как нанимать новых сотрудников, если сам отдел кадров работает дистанционно, а новичок вместо привычной экскурсии по предприятию и знакомства с коллегами получает пароль от конференции в zoom и корпоративной почты?
Новые реалии заставили законодателей детально прописать механизмы взаимодействия сотрудника и работодателя в режиме удалёнки. Нововведения содержат нормы, касающиеся рабочего времени и отдыха, регламентируют типы дистанционной занятости, учёт рабочего времени сотрудников и условия оплаты труда.
Можно ли устроиться на удалёнку удалённо?
При устройстве на работу трудовой договор можно подписать усиленной цифровой подписью, то есть обладающей ключом проверки и подтверждёнными средствами электронной подписи (п. 4, ст. 5 Федерального закона «Об электронной подписи»).
СНИЛС, диплом и паспорт придётся привезти в отдел кадров, либо сделать копии, заверить их у нотариуса и переслать по почте.
Если пользуетесь бумажной трудовой книжкой, то кадровикам потребуется оригинал, чтобы сделать там запись о новом месте работы. Правда, с 1 января 2021 года можно официально перейти на электронную трудовую – на один повод для визита в офис меньше.
То же самое касается больничных листов. Если не предоставить в бухгалтерию оригинал, больничный не будет оплачен. Но некоторые (немногие) медучреждения выписывают электронные больничные – в таком случае вам необходимо будет лишь сообщить на работу номер документа.
Обо всех изменениях в трудовых отношениях сотрудник и работодатель должны уведомлять друг друга в письменном виде. Для этого требуется использовать официальные каналы связи. К примеру, недопустимо общение сотрудников через личные почтовые ящики. Ведь в случае увольнения работников бухгалтерии или кадровой службы, использовавших в работе «личку», работодатель рискует потерять важные документы.
Как, кого и на сколько перевести на удалёнку
В документе, вступающем в силу с 1 января, большое внимание уделяется порядку перевода сотрудников на удалённую работу.
Во-первых, перевод на удалёнку возможен только с согласия сотрудника, за исключением случаев, когда есть угроза жизни и здоровью сотрудников – например, в пандемию. Тогда продолжительность удалённой работы регламентируется не внутренними документами организации, а постановлениями руководителей региона или страны. Ну и о добровольном переходе речи уже не идёт.
Во-вторых, предусмотрено несколько видов удалённой работы: постоянный удалённый режим, временная дистанционка, очно-заочный режим.
Временная дистанционная работа – это значит, что сотрудник уходит на удалёнку не более чем на полгода.
При введении очно-заочного режима для сотрудника устанавливаются присутственные дни.
Основная забота работодателя – внимательно и грамотно прописать в документах все нюансы рабочего графика удалённого работника.
В новом законе зафиксировано, что перевод на удалённую работу не является основанием для снижения заработной платы. Более того, работодатель обязан обеспечить сотрудника всем необходимым для выполнения должностных обязанностей: предоставить технику или программное обеспечение, либо возместить затраты по аренде необходимого в работе оборудования и программ.
Как контролировать работу сотрудников на удалёнке
Дистанционный формат работы – это новый опыт для большинства сотрудников и работодателей. Как контролировать рабочее время сотрудника на удалёнке? Какие KPI (ключевые показатели эффективности) за ним закрепить? Как правильно рассчитать нагрузку? Как понять, что рабочий день уже закончился и письмо от начальства с просьбой что-то срочно переделать уже тянет на сверхурочные?
В регулировании этих процессов поможет внутренняя документация организации. Вместе с опытными сотрудниками и руководителями подразделений нужно выбрать систему отчётности, куда удалённый сотрудник будет ежедневно заносить сведения о проделанной работе и потраченном на неё времени. Например, написание статьи о новых нормах трудового законодательства, поиск дополнительных материалов и согласование текста заняли четыре часа, а на заметку о предстоящем празднике в компании потрачен один час.
Переговоры с работодателем по телефону, в мессенджерах или по почте – это тоже рабочее время, которое необходимо учитывать (вносить в ежедневный отчёт).
Составив такой перечень, вы убережёте себя от заведомо невыполнимых требований работодателя, а работодатель получит основание для расчёта рабочего времени каждого сотрудника.
Хорошим вариантом контроля производительности труда могут стать акты выполненных работ, где прописано, сколько сотрудник наработал за месяц.
В новом законе к стандартному перечню оснований для увольнения добавили новый пункт, специально для удалёнщиков: если сотрудник не выходит на связь с работодателем более двух дней, его имеют право уволить.
В Москве многие организации перевели сотрудников на удалёнку. До 1 января важно привести документацию в соответствие с требованиями нового закона. У кадровиков, как это всегда бывает с введением поправок в трудовое законодательство, работы прибавилось.
Дорогие коллеги-удалёнщики, берегите себя, почаще вылезайте из пижамы и обустраивайте своё рабочее место подальше от холодильника, составляйте ежедневные отчёты о проделанной работе, если не для работодателя, то для себя – они помогут оценить свою продуктивность и порадоваться не зря прожитому дню. Это советы бывалых, которым можно верить.
Удалёнка – это когда в вашем распоряжении минимум часа два дополнительного времени, которые не приходится тратить на путь до работы и обратно, и сэкономленные на этом силы. А если вам трудно организовать себя дома, скучаете по офисной обстановке и коллегам, то вот вам небольшое подспорье – звуки офиса от Spotify.
Фото: pixabay.com
