В реализацию масштабного проекта объединённого архива были вовлечены сразу несколько компаний холдинга. Заказчиком выступило АО «СОЦИУМ-А», главным исполнителем – ООО «СОТЕЛ», одним из подрядчиков – ООО «СОЦИУМ-СОКОЛ». Необходимо было систематизировать большой объём документов. К моменту открытия централизованного архива в разрозненных хранилищах накопилось порядка 16 тысяч папок.
Подготовительный этап – объёмное исследование
До открытия единого архива у каждой из московских компаний «Социума» был свой архив юридических, бухгалтерских, кадровых и технических документов. Систематизацией и хранением занимались сотрудники профильных подразделений, то есть бухгалтерии, отдела кадров, юридической службы и так далее. Это было не всегда удобно и не очень надёжно с точки зрения сохранности важных бумаг.
К тому же требования к помещениям, системе защиты и ведению архива в российском законодательстве очень строгие. За несоблюдение норм предусмотрены административные штрафы. В едином архиве как раз удалось создать идеальные условия для хранения и поиска документации.
– Работу над проектом мы начали с изучения нормативной базы, а также объёмов архивных документов и обследования условий хранения в компаниях холдинга, – рассказал генеральный директор АО «СОЦИУМ-А» Игорь Ильин, на момент создания архива возглавлявший ООО «СОТЕЛ». – Прежде всего, совместно с «СОЦИУМ-А» разработали анкету и разослали её во все компании. Из анкетирования надо было выяснить, где и как хранится документация, какие это документы и так далее. Оказалось, что в большинстве компаний специальных условий для хранения бумаг нет. Как правило, документы складировали без серьёзной систематизации и соблюдения норм архивации.
Большую помощь в нашем исследовании на подготовительном этапе оказала начальник управления по работе с персоналом «СОЦИУМ-А» Ирина Никифорова.
Исходные данные мы собирали очень тщательно: считали уже имеющиеся документы, просчитывали темпы прироста документации, чтобы построить архив на перспективу. На момент начала проектирования у нас было порядка 16 000 папок, а ёмкость созданного архива – 28 840 папок.
Оценка объёмов архивной документации позволила рассчитать размеры будущего архива и создать помещение с перспективой заполнения на 42 года, а также определить основное деление архива на юридическую, бухгалтерскую, кадровую и операционную документацию.
Переезд документов в специально оборудованное помещение на Ленинградском проспекте освободил полезные площади для сотрудников холдинга.
Площадь помещения единого архива «Социума» – 266 кв. метров, общая ёмкость архива – 28 840 папок. Срок заполнения – 42 года
Помещение по ГОСТу
К архивным помещениям предъявляются очень жёсткие требования, рассчитанные на обеспечение безопасности и продолжительности хранения документов. Требования касаются в первую очередь несущих конструкций и межэтажных перекрытий. Здание должно выдерживать повышенную нагрузку.
Поэтому следующим этапом проекта стало определение места для будущего архива. По словам Игоря Ильина, рассматривалось три помещения на Ленинградском проспекте с разной площадью и высотой потолков.
– Мы сделали несколько эскизных проектов и обратились с ними в Мосинжпроект – организацию, когда-то проектировавшую наше здание на Ленинградском проспекте, д. 80, корп. 16. По полученному нами заключению экспертов размещение архива в этом здании было возможно только после ряда доработок; часть наших предложений была отвергнута. Необходимо было усилить межэтажные перекрытия с учётом повышенной нагрузки (порядка двух тонн на кв. метр), согласовать планировку помещений, обустроить дополнительные проходы и перенести вход. В проектных работах нам помогали специалисты Мосинжпроекта.
Строительные и отделочные работы выполняли подрядные организации. Тендеры объявляла компания «СОЦИУМ-СОКОЛ», она же контролировала ход работ.
Во время ремонта помещение было зонировано на три отдела: юридический, бухгалтерский и отдел с личными делами сотрудников. Каждое помещение отделено огнеупорными перегородками, а юридический отдел архива стал похож на сейфовое хранилище.
Архивные стеллажи на рельсах – эргономично и очень удобно
В архиве установлены современные стеллажи на рельсах – очень удобная и эргономичная система хранения и оптимальное решение по стоимости и функционалу, как отмечают в «СОТЕЛ».
– Стеллажи легко передвигаются с помощью ручки, похожей на штурвал, – говорит ведущий менеджер проектов ООО «СОТЕЛ» Никита Гогуев. – По сравнению с обычными стационарными стеллажами, такая организация хранения обеспечивает двойную экономию места. Не будь рельсов, нам пришлось бы оборудовать пять проходов между шестью стеллажами основного помещения архива, а так – оказалось достаточно одного прохода.
Передвигаются стеллажи при помощи вот такого штурвала – легко, усилий не требуется
Бумага не всё стерпит: как защитить архив
В оборудовании архива системами доступа и безопасности весьма пригодилась богатая практика компании «СОТЕЛ» в строительстве слаботочных сетей и её же опыт создания собственного Центра обработки данных, к которому по стандартам строительства и правилам эксплуатации предъявляются требования даже более суровые, чем к архивам.
Основным предметом хранения в архиве является бумага. А бумага, как известно, хорошо горит, накапливает пыль (а вместе с ней и аллергены) и портится от влаги. От всего этого её надо защитить – обеспечить архив эффективной системой пожаротушения и дымоудаления, поддерживать определённый температурно-влажностный режим. Поскольку тут находятся особо важные документы, нужна ещё многоуровневая система доступа.
И всё это в московском централизованном архиве «Социума» имеется.
Система пожаротушения для архивов особенная. В случае возгорания она сработает автоматически, распыляя не воду, а специальный газ, который не повредит бумагу
– Для лучшей сохранности бумаги в архиве не должно быть резких перепадов температуры. По архивным нормам температура должна быть 17-19 °C, а относительная влажность воздуха 50-55%. У нас хранятся документы, которым около 50 лет, и мы готовы обеспечить их сохранность и дальше, – прокомментировал Игорь Ильин.
В архиве своя система вентиляции и видеонаблюдения
Автономная система вентиляции обновляет воздух в архиве три раза в час. Фильтры очищают его от пыли и агрессивных примесей.
В отделке помещения использовались специальные негорючие и непылящие материалы: полы покрыты полимером «антипыль», стены – моющейся краской, потолок отделан металлическими плитами.
При оборудовании архива слаботочными системами, в том числе многоступенчатой системой доступа, очень пригодится опыт компании «СОТЕЛ», который она накопила в этой сфере
Остальные задачи безопасности решили при помощи слаботочных систем, спроектированных «СОТЕЛ»: пожарной и охранной сигнализации, системы контроля доступа и видеонаблюдения.
Форсунки системы пожаротушения установлены, в том числе, и за стеллажами. В случае возгорания тушение будет производиться не водой, а специальным газом, который не навредит бумажным документам.
Массивные двери на входе в архив – это тоже часть противопожарной системы, а вовсе не защита от злоумышленников, как может показаться на первый взгляд. Такие двери препятствуют распространению огня и будут удерживать пламя от проникновения в архив в течение 60 минут.
Процедура передачи и запроса документов: как работает архивариус
В архиве хранится вся информация о деятельности организаций с момента их основания. Тут собраны юридические документы, документы по общему делопроизводству, кадровая, бухгалтерская и техническая документация. Руководитель каждой компании лично отвечает за сохранность документов перед законом.
– Договор о передаче документов в архив подписывают руководитель компании, которая сдаёт документацию, и руководитель управляющей компании, в чьём ведении находится архив. Все документы принимаются по описи, я обязательно сверяю документы в папках с описью. Если опись и договор на хранение составлены верно, то мы передаём их на подпись руководителям. После подписания договора документы занимают места на полках в архиве, – рассказывает о процедуре принятия документов архивариус «Социума» Людмила Прилепских.
Когда и какие документы сдавать в архив – каждое структурное подразделение решает самостоятельно. Чёткого регламента нет.
Когда для работы требуется документ из архива, достаточно направить по электронной почте запрос архивариусу. Если в запросе верно указана информация о документе, Людмила быстро его найдёт и выдаст в тот же день.
– Бывает, что в день приходит по нескольку запросов на поиск документов. Например, бухгалтерия может запросить 50 счетов фактур. На обработку такого большого запроса может уйти и целый день, но я пока справляюсь. Большой помощник в работе – каталогизатор. Я его составила сама, сюда заношу все сведения о документах, поступивших в архив. Когда нужно найти документ, достаточно вбить в каталог его название, и система укажет мне место документа на полке, – поясняет архивариус.
Скан-копию архивного документа вы получите по электронной почте, а за оригиналом надо лично прийти в архив – его выдадут под роспись.
В архиве ступенчатая система контроля доступа. Чем важнее информация, тем больше до неё дверей. Юридические документы хранятся в комнате с сейфовой дверью, и доступ туда имеет ограниченное число людей.
– Архив поделён на несколько зон, в первую могут заходить все сотрудники. Здесь можно поработать с документами – оборудовано что-то вроде библиотечного читального зала. Вторая зона – два помещения с передвижными стеллажами. Третья зона – это примыкающее к основному залу помещение с пристенными стеллажами, здесь хранится более ценная информация, ну и четвёртая – сейфовая комната, где хранится юридический архив, – рассказывает о системе хранения Игорь Ильин.
Уничтожить документы, хранящиеся в архиве, можно только по решению специальной комиссии и только по истечении регламентированного законом срока хранения. Например, для писем этот срок составляет пять лет, бухгалтерские документы, которые могут потребоваться для начисления налогов, хранятся четыре года, а личные дела сотрудников – 75 лет.
Современный архив, созданный по всем нормативам, – это роскошь, которую может себе позволить далеко не каждая организация. Она требует немалых финансовых и человеческих ресурсов. У «Социума» теперь, благодаря совместным усилиям его компаний, эта роскошь есть.
– Создание архива с нуля – это был вызов для нас. Мы сделали современное технологичное помещение для хранения документов. Получилось функционально, красиво и надёжно. Сюда можно экскурсии водить, чтобы рассказывать об устройстве архивов, – говорит Игорь Ильин.
Личные дела сотрудников хранятся в архиве 75 лет.