С 1 января 2020 года в России начали формировать электронные трудовые книжки. Храниться вся информация о работнике будет не на компьютере предприятия, а на серверах Пенсионного фонда России. Работник вправе выбрать, в каком формате ему вести трудовую книжку: в электронном или бумажном. Выбрав электронный вариант, вернуться к бумажной будет невозможно. А сохранив бумажную, сотрудник получит электронный дубликат автоматически.
Преимущества электронного документооборота
Электронная трудовая книжка не предполагает бумажного дубликата. Но на начальном этапе программы, чтобы все привыкли к новому формату, работник сам определяет, какая трудовая у него будет: бумажная или электронная. Тем, кто впервые будет устраиваться на работу в 2021 году, такого выбора не дадут. Для них будут вести только электронные трудовые. Попробуем разобраться в преимуществах электронной трудовой.
Централизованная система хранения данных о работнике позволит Пенсионному фонду объективно начислять пенсии, а работникам не бегать за справками в архивы, чтобы подтвердить свой стаж.
В электронной трудовой невозможно сделать запись задним числом. Все изменения в статусе работника необходимо передавать в определённые законом сроки.
Доступ к электронной трудовой книжке будет не только у работодателя, но и у работника, который может в любой момент увидеть свою трудовую в личном кабинете на портале госуслуг.
При наличии электронной трудовой выписку из неё можно получить и у работодателя, и в Пенсионном фонде или в МФЦ. Причём не обязательно приходить по месту прописки: услуга доступна в любом отделении.
Ещё один плюс электронных трудовых книжек – снижение издержек работодателя на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек. Это преимущество не такое весомое и очевидное, ведь в отделе кадров предприятия всё равно должен быть человек, который будет своевременно предоставлять сведения в ПФР.
Работник может в любой момент получить доступ к своей трудовой книжке в личном кабинете на портале госуслуг. Фото: pixabay.com
Трудности перехода
Единовременный перевод всех работающих россиян на электронные трудовые книжки не предусмотрен. На начальном этапе важно отработать схему взаимодействия госорганов и отделов кадров страны. На бумаге часто всё выглядит чётко, а на деле может оказаться куда сложнее. Вспомним хотя бы, сколько времени ушло на то, чтобы наладить электронную запись к врачу или организовать бесперебойную работу школьного электронного журнала.
Необходимо отладить работу портала, который будет собирать и хранить данные всех работающих россиян, и обучить кадровиков работать с сайтом. В течение 2020 года ПФР, Фонд социального страхования и работодатели будут отлаживать механизмы работы. Необходимо наличие оборудования и санкционированного доступа сотрудников как со стороны ПФР, который будет хранить данные, так и со стороны работодателей.
Сведения о трудовой деятельности работников будут формироваться в базе ПФР, поэтому работодатель в течение года должен проверить информационную систему, в которой ведётся кадровый учёт организации: унифицировать наименование должностей и структурных подразделений, привести их в соответствие с трудовыми договорами сотрудников и приказами о приёме на работу, убрать в наименованиях должностей и структурных подразделений латинские буквы. По сути, работодатель за год обязан провести внутренний аудит кадрового отдела.
Привести в соответствие документацию работников с фамилиями, где есть буква «ё». Если есть расхождения в написании фамилий в паспорте, СНИЛС и трудовой, их надо устранить. В противном случае в системе ПФР появятся разночтения. Проще говоря, будет два сотрудника вместо одного.
Иностранных работников тоже нужно зарегистрировать в системе ПФР. Раньше они не подлежали учёту в ПФР, так как пенсия в России им не полагалась. Теперь же трудовые книжки на них тоже надо оформлять, а следовательно, регистрировать в системе и вести учёт.
В электронной трудовой будут фиксироваться сведения только с начала 2020 года. Вносить данные задним числом никто не будет, поэтому для корректного начисления пенсии надо будет предоставить сведения из бумажной трудовой. На сайте ПФР говорится, что с появлением электронной трудовой бумажная не теряет своей силы. В ней лишь появляется запись о том, что создан электронный вариант. В общем, во избежание проблем советуем не выбрасывать бумажную трудовую, а, наоборот, бережно вести, чтобы в случае потери данных из электронной книжки их можно было без проблем восстановить на основе бумажного носителя.
Введение электронных трудовых книжек – это двойная работа для кадровиков, ведь им предстоит несколько лет вести бумажную и электронную трудовые книжки для большого числа сотрудников.
При переходе сотрудника на новое место работы он должен предоставить данные электронной трудовой книжки в распечатанном или электронном виде, а работодатель должен внести эти данные в свою систему кадрового учёта.
Введение электронных трудовых книжек – это двойная работа для кадровиков: придётся ещё несколько лет вести и бумажную, и электронную трудовые книжки. Фото: pixabay.com
Ответственность работодателя
Для работодателя ведение электронной трудовой книжки накладывает определённые обязанности. Если раньше можно было задним числом оформить работника или заняться оформлением трудовых в свободное время, то теперь введён жёсткий регламент. Например, сведения о приёме на работу нового сотрудника или увольнении необходимо предоставить на следующий день после подписания или расторжения трудового договора. На передачу сведений об изменении должности, отдела или квалификации сотрудника у работодателя есть 15 дней.
Кроме того, работодатель обязан обеспечить техническую возможность взаимодействия сотрудника кадровой службы с Пенсионным фондом и Фондом социального страхования.
В срок до 30 июня 2020 года работодатель обязан уведомить своих сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве, в частности, сообщить о возможности ведения электронной трудовой книжки и праве сотрудника выбрать, в каком виде он хочет вести свою трудовую.
Если сотрудник решит сохранить бумажный вариант, то для работодателя это означает, что он будет дублировать данные на бумаге. Двойная работа для сотрудников кадрового отдела прекратится только тогда, когда будет уволен последний работник с бумажной трудовой книжкой. Наверняка воспользоваться двойным документооборотом захотят многие старые сотрудники, ведь сведения о работе до 2020 года в электронном виде передаваться не будут. Соответственно при начислении пенсии надо подтвердить стаж, а он записан в трудовой.
Поскольку работник будет иметь доступ к электронной трудовой книжке, то он может отслеживать корректность данных. Соответственно, если он найдёт ошибку, то работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника эти неточности устранить. Ответственность за правильное ведение трудовых книжек сотрудников несёт работодатель.
Переход на электронные трудовые книжки неизбежен. Постепенно электронные носители вытеснят бумажные. Переходный период продлится всего год. За это время надо всем научиться жить в новой реальности. А сотрудники кадровых служб, в том числе кадровых служб «Социума», уже обучаются новым реалиям на специальных профильных семинарах.